En el Archivo Municipal de Coatzacoalcos se resguardan los acervos documentales que se producen, reciben, manejan y son usados para el cumplimiento de sus obligaciones legales y en el ejercicio de sus funciones durante el transcurso de todas sus gestiones administrativas y a lo largo de su historia.
Es por eso que ponemos a su disposición los diversos temas relacionados.
Con la finalidad de cumplir con los principios rectores de la normatividad vigente en materia de Archivos, en particular con el artículo 13, fracción I y II de la Ley General de Archivos, y de contar con los instrumentos descriptivos y de control archivístico que permitan realizar el manejo adecuado de la documentación, así como su correcta disposición y accesibilidad, el Área Coordinadora de Archivos del H. Ayuntamiento, pone a disposición del Cuadro General de Clasificación Archivística y el Catálogo de Disposición Documental del H. Ayuntamiento de Coatzacoalcos, Veracruz.
En este documento presentamos los Instrumentos de Control y Consulta Archivística de forma funcional, con el fin de que el H. Ayuntamiento de Coatzacoalcos preserve sus documentos en archivos administrativos actualizados.
Mediante el oficio No. AGEV/004/2021, el H. Ayuntamiento de Coatzacoalcos, Ver obtuvo el dictamen técnico de validación, fundamentado y establecido por los artículos 28, fracción I, 50, 51, 52, 53 y 56 de la Ley General de Archivos.
Mismos que fueron dictaminados y validados de conformidad con las atribuciones del Archivo General del Estado de Veracruz, establecidas en el artículo 21, Título Segundo, Capítulo III de la Ley de Documentos Administrativos e Históricos del Estado Libre y Soberano de Veracruz-Llave; así como del Vigésimo, Capítulo III, de los Lineamientos para catalogar, clasificar y conservar los documentos y la organización de archivos emitidos por el Instituto Veracruzano de Acceso a la Información.
Dicho dictamen fue entregado en la Ciudad de Xalapa por el director Dr. Juan Eloy Rivera Velázquez quien hizo entrega al Coordinador de Archivo Municipal del H. Ayuntamiento de Coatzacoalcos, enfatizando que es el tercer municipio a nivel estado en recibir dicho dictamen.
¿Qué son los instrumentos de consulta?
La Ley General de Archivos en su artículo 13, señala que todos los sujetos obligados deben contar con sus instrumentos de consulta archivística, los cuales son herramientas fundamentales para la organización de los archivos, ya que nos permiten llevar un control de los documentos para posteriormente poder localizarlos. Dichos instrumentos son un grupo de registros que describen las series, expedientes y/o documentos de archivo y permiten su localización, transferencia o baja documental en un sujeto obligado. Hablamos de la elaboración de inventarios documentales en los archivos de trámite, concentración e histórico, así como de la Guía de Archivo Documental.
¿Qué es el PADA?
El Programa Anual de Desarrollo Archivístico (PADA) es el instrumento de gestión de corto, mediano y largo plazo que contempla las acciones a realizar y emprender a escala institucional para la modernización y mejoramiento continuo de los servicios documentales y archivísticos, estableciendo las estructuras normativas, técnicas y metodológicas para así poder implementar estrategias encaminadas a mejorar el proceso de organización y conservación documental en los archivos de trámite, concentración y, en su caso, histórico.
El PADA, es una herramienta de planeación orientada a mejorar las capacidades de administración de archivos de las dependencias y entidades que contemplan programas y proyectos encaminados a la optimización de la gestión de documentos cubriendo los tres niveles que componen el Sistema Institucional de Archivos: nivel estructural, documental y normativo.
El Sistema Institucional de Archivo es la estructura que lleva cabo el proceso de gestión documental de este H. Ayuntamiento de Coatzacoalcos, Ver.
Este conjunto de registros, procesos, procedimientos, criterios, estructuras, herramientas y funciones que desarrolla cada área administrativa dentro de este Ayuntamiento y sustenta la actividad archivística, y que cada área con un responsable de archivo de trámite; y de acuerdo con los procesos de gestión documental promueven el acceso oportuno a la información pública para contribuir a la transparencia y rendición de cuentas mediante la adecuada administración y custodia de los archivos administrativos.
El Grupo Interdisciplinario está integrado de acuerdo al artículo 50 de la Ley General de Archivos, el cual lo conforman el titular del Área Coordinadora de Archivos; la Unidad de Transparencia; Coordinación Jurídica, Órgano Interno de Control, Innovación, Coordinación de Asesores y Programa de Gobierno, con la finalidad de coadyuvar en la valoración documental así como en el análisis de los procesos y procedimientos institucionales que dan origen a la documentación que integran los expedientes de cada serie documental de este H. Ayuntamiento de Coatzacoalcos, con el fin de colaborar con las áreas o unidades administrativas productoras de la documentación en el establecimiento de los valores documentales, vigencias, plazos de conservación y disposición documental durante el proceso de elaboración de las fichas técnicas de valoración de la serie documental y que, en conjunto, conforman el catálogo de disposición documental.
Se obtuvo el Registro Nacional de Archivos, de acuerdo a lo que establece el Capítulo VI de la Ley General de Archivos, la cual es una aplicación informática, administrada por el Archivo General de la Nación, cuyo objeto es obtener y concentrar información sobre los sistemas institucionales y de los archivos de los Ayuntamientos, así como difundir el patrimonio documental resguardado en sus archivos. La inscripción al Registro Nacional es obligatoria para los sujetos obligados y para los propietarios o poseedores de archivos privados de interés público y su información debe actualizarse de manera anual.
Atendiendo las instrucciones del Gobierno Municipal, la Coordinación del Archivo Municipal de Coatzacoalcos realizó el registro en tiempo y forma a lo establecido y entregó las constancias del Registro Nacional de Archivos (RNA) a los directores y responsables de las áreas administrativas de este H. Ayuntamiento. Dicha entrega es importante para las áreas de este H. Ayuntamiento, ya que representa la oportunidad de mostrar un gobierno eficiente, de cuentas claras y con la finalidad de avalar la transparencia del actuar de los servidores públicos.
De acuerdo al artículo 99 de la Ley General de Archivos este Ayuntamiento tiene la obligación de capacitar en las competencias laborales en la materia y la profesionalización de los responsables de las áreas de archivo. Derivado de lo anterior, la Coordinación de Archivo Municipal, se ha dado a la tarea de impartir capacitaciones presenciales y virtuales a todas las áreas que forman parte de este H. Ayuntamiento, así como de la implementación de los instrumentos de control.
A continuación, se enlistan los nombres de los cursos que se han impartido.
- Organización y Clasificación de los Archivos Públicos
- Armonización de Archivo
- Elaboración de fichas técnicas de valoración
- Elaboración de los instrumentos de Control Archivísticos
- Implementación de los instrumentos de Control Archivísticos
